Aprender como fazer o controle de notas fiscais é parte fundamental da gestão financeira e fiscal de qualquer empresa. Para isso, é essencial estar preparado com informações de qualidade e os recursos adequados para realizar essa gestão.
O controle de notas fiscais é vital para a organização financeira, pois permite que você mantenha suas obrigações legais em dia, controlando e se adequando às exigências fiscais e tributárias. Isso ajuda a evitar problemas e possíveis prejuízos financeiros para o negócio.
Esse tema gera muitas dúvidas, tanto para empreendedores iniciantes quanto para veteranos. Por isso, criamos este guia com as informações mais relevantes sobre o controle de notas fiscais, oferecendo dicas que facilitarão muito esse trabalho.
Como fazer o controle de notas fiscais?
Para fazer o controle de notas fiscais em sua empresa, primeiramente, escolha a forma de organizar suas informações.
Antigamente, o controle era feito em papel e caneta, mas essa abordagem é ineficiente e propensa a erros. As chances de esquecer de preencher alguma informação são altas, e esse modelo não proporciona uma visão geral do negócio, resultando em trabalho duplicado.
Por exemplo, se você registra uma venda em um caderninho, precisará anotar no fluxo de caixa, atualizar o estoque, acessar o sistema para emissão de nota fiscal, preencher manualmente as informações e calcular os impostos. Tudo isso precisa ser feito a cada venda, o que dificulta o crescimento escalável.
Por isso, a melhor escolha atualmente é abandonar o controle manual e físico e optar por uma planilha eletrônica ou, ainda melhor, um software de gestão para suas notas fiscais.
Como fazer o controle de notas fiscais utilizando uma planilha eletrônica
Para controlar notas fiscais utilizando uma planilha eletrônica, como Excel ou Google Planilhas, reúna todas as informações necessárias, como:
- número de série;
- data de emissão;
- valor total da nota;
- impostos incidentes;
- informações sobre o cliente, como nome, CNPJ, CPF;
- produtos vendidos;
- informações extras, entre outras.
Esse local deve reunir tudo o que for importante sobre a nota fiscal. As planilhas eletrônicas oferecem funções que ajudam na organização dos registros, mas têm pouca possibilidade de automação.
Dicas para o controle em planilhas
Aqui estão algumas dicas para lidar com o controle de notas fiscais em planilhas:
- verifique sempre as informações registradas;
- organize sua planilha para separar os tipos de notas fiscais;
- facilite a busca por informações armazenadas;
- tenha backup de sua planilha;
- guarde notas fiscais eletrônicas em seu arquivo original XML;
- crie uma rotina para o controle das notas fiscais;
- fique atento aos prazos e vencimentos das notas fiscais.
O backup pode ser feito manualmente em um pendrive ou disco rígido, mas é altamente recomendável utilizar serviços em nuvem para maior segurança.
Como fazer o controle de notas fiscais utilizando um software de gestão?
Utilizar um software de gestão para controlar notas fiscais proporciona maior controle sobre as informações de cada documento emitido.
Esses sistemas oferecem automação e integração das informações, especialmente se você optar por um sistema ERP que integra:
- NF-e;
- estoque;
- controle de vendas;
- fluxo de caixa e muito mais.
Um sistema ERP automatiza a emissão e o cadastramento das notas fiscais de venda assim que uma venda e pagamento são registrados. Se a venda é online, a plataforma emite o documento e envia para o cliente imediatamente, sem necessidade de intervenção manual.
Além disso, a emissão e registro da nota fiscal são feitos de forma totalmente automatizada, incluindo o cálculo de impostos. Todas as suas notas fiscais ficam registradas e disponíveis para pesquisa, facilitando processos como cancelamento, troca e devoluções de mercadorias.
Hoje em dia, não faz sentido perder tempo com processos manuais que podem ser automatizados. O controle de notas fiscais por softwares reduz o trabalho, diminui a chance de erros e proporciona maior segurança.
Além disso, libera mais tempo para que você possa focar na gestão e na estratégia do seu negócio, especialmente em micro e pequenas empresas, onde o gestor geralmente tem pouco tempo e muitos desafios.
Erros comuns no controle de notas fiscais
Alguns erros comuns no controle de notas fiscais incluem:
- não registrar todas as notas emitidas;
- deixar de realizar backups regularmente;
- não acompanhar os prazos de vencimento;
- utilizar informações desatualizadas;
- não integrar o controle de notas fiscais com outras áreas da empresa, como vendas e estoque.
Evitar esses erros é fundamental para garantir a saúde financeira e a conformidade fiscal da sua empresa.
Este conteúdo foi escrito pelo Bling!, um sistema de gestão online que descomplica o seu negócio. Oferecemos um ERP que realiza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.